Finance Office Manager

Financiar/Contabilitate:

• Pregătește dosarul lunar, cu documentele primare (facturi clienți, facturi furnizori, extrase bancare și justificări, documente de casă) și îl predă furnizorului extern de servicii de contabilitate financiară;
• Oferă justificări și explicații cu privire la documentele primare, la solicitarea contabilității;
• Înregistrează documentele primare în sistemele financiare electronice, pe bugete și categorii de venituri și cheltuieli;
• Generează și prezintă administratorului situații privind cashflow-ul și situația veniturilor și cheltuielilor, pe proiecte;
• Întocmește facturi către clienții organizației și ține evidența încasărilor;
• Realizează plăți către furnizorii de servicii și bunuri și reprezintă Khastalia în relația cu aceștia;
• Solicită sau primește de la clienți/furnizori fișe în vederea punctajului contabil;
• Completează, împreună cu Coordonatorul de programe fișele de furnizor;
• Întocmește și depune documentația privind linii de credit si leasing;
• Primește de la contabilitate notificări privind contribuțiile lunare de plată către Bugetul de Stat (taxe salarii, T.V.A., impozit pe venit/pe profit) și face plata acestora;
• Întocmește și predă contabilității fișe de consum ale materialelor utilizate lunar;
• Primește de la contabilitate informații legate de modificările fiscale și informează administratorul și celelalte departamente, în funcție de tipul și conținutul modificării;
• Participă la inventarierea bunurilor societății și întocmește documentația specifică, anual;
• Arhivează documentele financiar–contabile și pe cele de Resurse Umane.

Resurse Umane:

• Întocmește și pregătește dosarul de angajare al personalului, pe care îl predă spre înregistrare în Revisal;
• Ține evidența concediilor medicale și de odihnă, întocmește fișa zilnică de prezență și o predă spre înregistrare, în vederea generării statului de plată;
• Gestionează relația cu furnizorii externi de servicii de medicina muncii, protecția muncii și prevenire stingere incendii; coordonează realizarea vizitei medicale periodice (anuale) și a informărilor legate de PM&PSI (trimestrial);
• Face plata salariilor, acordă avansuri spre decontare și ține evidența acestora;
• Ține evidența, comandă și achită tichetele de masă conform fișelor de prezență ale angajaților;
• Întocmește ordine de deplasare, acordă avansuri spre decontare, calculează diurne și verifică deconturi;
• Actualizează lunar lista angajaților care beneficiază de pachete medicale private și transmite către furnizor lista beneficiarilor;
• Întocmește contracte de drepturi de autor, ține evidența acestora și transmite către contabilitate situația lunară; realizează plata sumelor nete și a taxelor conform indicațiilor contabilității;

Logistică:

• Ține evidența documentației privind plata leasing, asigurări, reparații și alimentări parc auto;
• Întocmește referate de plată pentru departamentul de logistică, financiar și biroul administratorului; asistă celelalte departamente în vederea întocmirii acestora;
• Gestionează și coordonează amenajarea și întreținerea sediului social și a punctului de lucru;
• Gestionează, comandă, recepționează consumabile, birotică și echipamente necesare departamentelor organizației;
• Ține evidența și face plata utilităților;

Alte responsabilități:

• Gestionează și transmite documentația privind orice modificări la nivel de sedii, obiect de activitate sau acționariat, conform indicațiilor primite de la societatea de avocatură;
• Primește de la contabilitate situația dividendelor de repartizat, organizează și întocmește Hotărâri ale Adunării Generale ale Asociaților, face plata dividendelor către aceștia și a impozitului către Bugetul de Stat.
• Asistă administratorul societății în activitățile de planificare financiară.

COMPETENȚE

Necesare:

• contabilitate
• management financiar;
• fluență în limba engleză;
• foarte bună cunoaștere a MS Excel

Constituie un avantaj:

• cunoștințe de programare avansată în MS Excel
• abilități de programare (indiferent de limbaj)

APTITUDINI

• foarte bune abilități de planificare și organizare, comunicare (atât în scris cât și oral);
• capacitatea de a identifica și rezolva probleme;
• capacitatea de a lucra sub presiune și cu termene limită;
• capacitatea de a învăța cu ușurință să utilizeze softuri noi, aplicații online;
• atenție la detalii.